Optimiser le suivi des projets délégués par le dirigeant. Témoignage Jean des Garets, cabinet géomètre GEHOM

Dans cet article, nous abordons l’accompagnement "plan de progrès" qui permet d’améliorer le fonctionnement actuel et futur d'une organisation en coconstruisant des solutions en équipe et redonnant du sens au management du dirigeant. Découvrons le témoignage vidéo de Jean des Garets, Géomètre-expert et gérant du cabinet de géomètre Gehom à Annecy en Haute-Savoie. Un grand merci à Jean des Garets et son équipe.

L'enjeu d'optimiser le suivi des projets délégués par le dirigeant expert métier

Par nature le dirigeant assure un suivi des activités de son entreprise dont il est le garant. Mais, dès lors que le dirigeant est aussi l'expert métier, l'efficacité du suivi des activités déléguées est d'autant plus cruciale.

A l'instar de l'architecte par exemple, le dirigeant géomètre expert va chercher à optimiser le suivi de chaque dossier avec les collaborateurs concernés. En effet, de nombreuses questions de toute nature (commercial, juridique, aspects techniques, planning, etc.) apparaissent tout au long de l'avancement des études et avec une part importante d'imprévus à gérer.

Les choix, les actions résultantes, engagent directement sa responsabilité, avec des conséquences fortes en cas d'erreur (ici on parle de construction, de limite de propriété, de valorisation financière, de charges à se répartir, etc.). Cette "obligation de résultat" suscite des besoins de calages et d'échanges, avec les équipes, à ajuster au planning du dirigeant. Ce sujet du suivi "adapté" dirigeant - équipe est une source classique d'embouteillage organisationnel.

Clarté du processus, organigramme fonctionnel et entretiens pour décrire le rôle de chacun

Sans échange constructif et mise à plat des différentes étapes tout au long du processus de travail, le phénomène va se reproduire, probablement s'amplifier. Des interférences, des temps d'attentes improductifs, des erreurs vont se renouveler et freiner la performance globale en affectant la qualité et la motivation des équipes, au final la satisfaction des clients.

Il est fréquent alors de constater que les fondamentaux (organigramme, fiche de poste adaptée, entretiens) ne sont pas toujours existants ou à jour. Dans ce contexte, l’organigramme fonctionnel (vs hiérarchique) est un support intéressant à mettre en place. Il va rendre visible qui fait quoi et permettre tout simplement d'échanger sur le travail.

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L'accompagnement crée un espace de discussion constructif et un regard extérieur qui objective

Mais en pratique, l'échange sur le travail, n'est pas simple en interne en raison de la relation hiérarchique et des représentations de chacun. Par exemple, le dirigeant pourra craindre des demandes auxquelles ils n'a pas envie d'accéder. Les salariés pourront craindre des décision qu'il jugeront injustes.

L'accompagnement avec un regard externe apporte de la sérénité et une prise de recul sur les situations vécues au travail (à la fois côté direction et équipe) en créant des espaces de discussion "non hiérarchique". Cela permet à chacun de s'exprimer, de s'écouter mais également de faciliter le rôle d'arbitrage du dirigeant.

Dans cet exemple, les principales étapes ont été les suivantes : d’abord un état des lieux basé sur des interviews de toute l'équipe, puis des séances de restitution et de co-construction pour aboutir à un nouveau schéma de fonctionnement, avec des descriptions de poste concrètes permettant de se projeter. Un focus spécifique a permis de renforcer la synergie d'équipe avec la méthode des couleurs Arc En Ciel DISC

Vous vous interrogez sur l'efficacité de votre emploi du temps, vous avez des doutes sur la performance du suivi des dossiers en équipe ? Vous aimeriez vous dégager du temps ? Vous vous demandez comment aborder le sujet et par où commencer ? C'est simple, laissez un message et prenons RDV pour en parler avec Christophe Godal.